会议管理制度

一、目的

规范中支公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作，提升会议效率，切实

解决问题，有效推进各项工作开展。

二、适用范围

本制度适用于本中支公司召开的各类会议。

三、会议分类

（一） 固定例会： 晨会、党委会、经营分析会、 月/周公司例会、 月/周部门例会、 视频会等。

（二） 不固定会议： 临时处理突发事件的会议等。

四、会议管理责任部门

中支综合管理部

五、会议管理要求

（一）主持人要求

1、主持人一般为会议的主讲人；

2、会前明确会议主题（原文：开会目的）、会议议程、时间安排等；

3、控制会议进程和时间，按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；

4、正确讨论总结内容，达成会议目标，形成决议方案。

（二）参会者要求

1、会前了解会议主题，做出建议准备，提出本部门问题；

2、会中发言，要求思路明确言简意赅，直奔主题；

3、做好会议记录：公司重要决议及本部门具体工作指示。

（三）会议要求

1、会议原则： 议题明确，决议明确，有记录，有落实，有反馈，高效务实。

2、会议记录： 会议纪要应在第二天提报董事长，要求有明确的会议时间、内容及决议等。

3、保密规定：会议中涉及公司保密信息，因事先限定参会人员，要求参会人员严禁对外传播

会议内容及公司保密信息；

4、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。

5、会议时长：提高效率，严禁拖沓，开无效会议。

6、各中支、各支公司如使用视频会议，需由本单位视频会议申请人提前两天在综合管理部进行申请，紧急会议需提前一天进行申请，综合管理部确认公司会议室可以使用后，将通知具体可用会议室。

（四）会议通知要求：

（1）发布会议通知，由会议主办部门通知，应明确告知参会人员相关参会信息，包括会议议题、议程、时间、地点、

参与人员、参会需准备资料或发言等，并确认通知到位。

（2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为参会人员、会务服务提供部门。

六、会议召开流程

（一）会前准备

1、 明确会议要求及主题，确认会议时间、地点、参加人员

2、 通知参会人员，做好相关参会准备

3、 做好会议日程安排及资料准备

4、 做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备

5、 会议前一天再次提醒参会人员参会信息

6、 视频参会应提前调试设备

（二）会中管理

1、 提出问题

2、 讨论解决办法

3、 形成决策

4、 确定任务目标 /责任人 /完成时限

5、 形成会议记录提报 /归档

6、 工作执行 /跟进 +反馈

（三）会后管理

1、除早晚班会外，其他会议均需整理会议纪要，重要会议需留存会议录音或视频；

2、会议纪要经会议主持人审核后， 须经中支办公室报送董事长审阅， 同时发与相关参会人员；

3、会议纪要提交时间： 12：00 之前结束的会议，会议纪要应在次日 8：30 前提报中支； 12：

00 之后完成的会议，会议纪要应在次日 13：30 前提报中支；特殊情况需经中支办公室请示确

认后另行约定会议纪要提交时间；

4、会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况，重点工作应按照会议决议按期向董事长

汇报，并于中支办公室备案。

七、会场纪律

（一）与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；

（二）与会人员应提前 10 分钟到达会场完成签到，做好会议准备；

（三）会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态；

（四）会议期间禁止吸烟；

（五）会议期间禁止接听电话，如遇紧急来电时，应经得主持人同意后离场接听；

（六）与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意。

八、罚则

（一）会场纪律

1、公司会议无故迟到罚款 100 元/ 次；

2、违法制度第七条所述其他会场纪律，影响会议正常进行的给予500 元/ 次罚款

3、无故缺席会议者给予 500 元/ 次罚款（上述额度是否董事长示意过？）；

4、以上行为第二次处罚翻倍，第三次辞退；

（二）会议管理

1、会议准备不充分，致使会议无效、冗长、无结果等，责任人罚款200；

2、会议纪要未能及时报董事长审阅，会议责任部门负责人罚款500 元/ 次；

3、会议纪要提报后中支办公室未能及时传送董事长审阅， 中支办公室负责人罚款 500 元/ 次；

4、未能按时完成会议决议的行动计划，责任人处罚 300/ 项，监督人处罚 100/ 项，特殊情

需另行请示。

（三）保密规定：

参会人员对外传播公司会议及秘密信息者，视情节严重及给公司带来损失程度，给予当事人

6000—10000 元/ 人处罚，并保留追究相关法律责任的权利。

九、附则

（一）本制度由中支办公室负责解释。

（二）本制度由董事长批准后生效，自颁布之日起执行，原相关制度同时废止。